Configurer la messagerie vocale

Lors d'un appel entrant, faire sonner des téléphones, c'est bien. Avoir une boite vocale, c'est mieux. Et transmettre les messages par mail ? C'est ce que nous allons configurer aujourd'hui.

Dans la série nous avons un IPBX et on profite des fonctions, nous avons choisi, aujourd'hui, d'aborder la messagerie vocale qui permet aux correspondant de laisser un message lorsque nous n'avons pas pu (ou voulu) répondre à l'appel.

Il n'y a personne, Free-Photos @ pixabay
Il n'y a personne, Free-Photos @ pixabay

Pour aller plus loin que la configuration de base, nous allons nous envoyer ces messages par mails automatiquement. Devoir se connecter à la messagerie par un téléphone ou l'interface web régulièrement pour les relever, on trouve ça pas pratique. Alors, puisque VitalPBX le permet, on va tout faire passer par les mails.

Pour configurer l’envoi des messages par mail, il faut dans un premier temps configurer l’IPBX pour le permettre d’envoyer des mails, et dans un second temps configurer donner une adresse de courriel à la messagerie. Le tout se fait via l’interface web de VitalPBX.

Configuration des mails

Captain obvious, pour recevoir un message vocal par courriel, il faut configurer VitalPBX pour qu'il puisse envoyer des mails. Cette fonction se configure via le menu Admin / System Settings / Email Settings. Là, il faut renseigner les informations relatives à son fournisseur de mails.

Il s'agit de la partie locale de l'adresse mail au sens de la RFC 5322, le domaine pour cette adresse sera le nom d'hôte de votre serveur IPBX.

Lors de l'envoi de l'email, VitalPBX construit une adresse placée dans l'en-tête Return-Path. Cette adresse contient le nom du service (apache lorsque le mail est envoyé via la GUI, asterisk lorsque c'est l'ipbx qui envoie), le domaine par défaut est le nom de la machine (i.e. ipbx.localdomain).

Exemple, en laissant vide, les mails arrivent bien vers nos adresse @gmail.com mais n'arrivent pas sur notre mail

… Mais en mettant notre domaine dans ce champ, ça passe…

Si vous voulez utiliser Gmail, vous devrez aller dans votre compte google (et pas gmail comme on aurait pu s'y attendre) et passer par le menu Sécurité puis dans la section accès moins sécurisé des applications, cliquer ensuite sur le lien activer l'accès et basculer le paramètre sur on.

Configuration des mails
Configuration des mails

Techniquement, le serveur mail que vous utilisez fera du relay ; il utilise un compte pour la connexion mais envoie un mail avec une adresse différente. En cas de soucis de réception des mails, vérifiez que votre serveur n'est pas sur liste noire à cause de spams ou ce genre de chose.

Mise en place de la messagerie

Maintenant, l’envoi des messages. Pour cela, il faut configurer l'extension au cas par cas (via le menu PBX / Extensions / Extension et en choisissant l'extension à configurer).

Tout d'abord, s'assurer de l'adresse de courriel associé à l'extension est la bonne. Cette configuration se fait via l'onglet par défaut (General) et via le champ Email Address :

Configuration de l'extension
Configuration de l'extension

On peut alors configurer la messagerie (onglet Voicemail) pour qu'elle envoie les messages par mail et les supprimes dans la foulée :

Configuration de la boite vocale
Configuration de la boite vocale

Si vous n'effacez pas les messages, ils seront disponibles via n'importe quel téléphone en composant le *98 et en se laissant guider par le répondeur, qui, je vous le rappelle, à été configuré en français au tout début.

Et après ?

C’est quand même bien pratique d’avoir les messages par mail, surtout lorsque l’on n’est pas chez soi. Cela évite de devoir se connecter à distance pour consulter sa messagerie.